WORD 2003 - EDICIÓN DE DOCUMENTOS

· DESHACER Y REPETIR ACCIONES

La ventaja de escribir uno mismo es que puede corregir tanto como quiera e, incluso, echarse atrás y querer deshacer la corrección y, más allá, arrepentirse del arrepentimiento e ir de nuevo para adelante rehaciendo lo deshecho.

Como muchas otras aplicaciones en Windows, Word cuenta con las opciones Deshacer y Rehacer en el menú Edición. La primera deshace el último cambio efectuado. Si se utiliza varias veces va deshaciendo una acción cada vez. Como es fácil imaginar, la opción Rehacer tiene el objetivo contrario, rehaciendo la última acción que se haya deshecho.

Además de las opciones del menú Edición también contamos con los botones Deshacer y Rehacer. Un clic sobre ellos tiene el mismo resultado que acaba de comentarse para las opciones. Adicionalmente cuentan con una lista que permite deshacer o rehacer en un solo paso múltiples acciones de edición consecutivas.


· EL PORTAPAPELES. PEGADOS ESPECIALES E HIPERVÍNCULOS

Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un texto marcado encontrará las acciones que puede realizar utilizando el Portapapeles. Las tres primeras opciones que aparecen, le permiten efectuar las operaciones habituales con el portapapeles: cortar, copiar y pegar. Éstas actúan, no obstante, con el portapapeles mejorado de Office, no el clásico de Windows.

Se denomina Portapapeles a un área de intercambio de datos común a todas las aplicaciones que se ejecutan en Windows y, de manera particular, a los programas de Office. En esa área común pueden almacenarse datos de diferentes tipos: textos, imágenes, celdillas, etc. Las tres operaciones básicas de actuación sobre el portapapeles son:
  • Cortar: Almacena en el Portapapeles el elemento seleccionado en la aplicación, por ejemplo un texto de Word, y lo elimina del documento original.
  • Copiar: Almacena en el Portapapeles el elemento seleccionado en la aplicación, como la anterior, pero sin eliminarlo del documento original.
  • Pegar: Toma una copia del último elemento introducido en el Portapapeles y lo inserta en la posición actual del documento.
Haga doble clic sobre una palabra del documento, para seleccionarla, y a continuación cópiela al Portapapeles. Puede hacerlo abriendo el menú Edición y seleccionando la opción Copiar; mediante un clic en el botón Copiar que aparece en la barra de herramientas estándar; o bien con la combinación de teclas [Control-C]. A continuación desplace el cursor a otro punto del documento y pegue allí la palabra, recuperándola del Portapapeles. Medios para hacerlo: opción Pegar del menú contextual, opción Pegar del menú Edición y combinación de teclas [Control-V].

Memorice las combinaciones de tecla [Control-C], [Control-X] y [Control-V], que equivalen a las opciones Copiar, Cortar y Pegar del portapapeles, ya que tenderá a utilizarlas de manera intensiva para llevar datos no sólo de una aplicación a otra sino también de un punto a otro de la misma aplicación. El uso del teclado le ahorrará tiempo respecto a las otras alternativas.

Si únicamente pudiéramos recuperar del Portapapeles la última información introducida, no tendría sentido que pudieran copiarse múltiples datos. Mediante el Panel de tareas Portapapeles, que podemos abrir con la opción Edición Portapapeles de Office del menú Edición pulsando dos veces [Control-C], podemos examinar todos los objetos, pegarlos de manera individual o conjunta y eliminarlos. Cada objeto cuenta con un menú desplegable con las opciones disponibles. Los botones que hay en la parte superior del panel son autoexplicativos: Pegar todo introduce todo el contenido actual del portapapeles en el documento y Borrar todo elimina todos los objetos.

Pruebe a seleccionar distintas áreas de texto y cortar, copiar y pegar mediante el Portapapeles. De esta manera se acostumbrará a su uso y sabrá cómo aprovecharlo y cuándo utilizarlo. Al pegar un objeto en el documento verá que aparece una etiqueta inteligente con el correspondiente menú, en este caso con opciones que afectan al texto que se pega y su formato.

La opción Pegado especial del menú Edición le permitirá insertar el contenido del Portapapeles con un formato distinto al original. La ventana de esta opción se compone de dos partes. La primera es aquella que indica el formato origen del documento. La segunda, muestra los distintos tipos de formato en los que puede pegar el contenido. En el caso de que quiera copiar un archivo, tendrá también la opción de pegar un hipervínculo a éste, es decir, que en lugar de pegar el archivo colocará un acceso directo a éste.

· BUSCAR Y REEMPLAZAR PALABRAS O FORMATOS. IR A PARTES DEL DOCUMENTO

Para realizar una búsqueda de texto dentro del documento deberá seguir estos pasos:
  • Ir al menú Edición y seleccionar la opción Buscar..., o bien pulsar las teclas de método abreviado [Control-B].
  • Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar visible.
  • En el cuadro de texto Buscar: escriba los caracteres que quiere buscar en el documento.
  • Haga clic en el botón Buscar siguiente.
  • Si hay alguna coincidencia se seleccionará. Como el cuadro de diálogo no desaparece, Word 2003 intentará apartarlo para que al menos se vea la selección detrás en el documento.
  • Si quiere continuar buscando haga clic más veces en el botón Buscar siguiente.
  • Si no hay más coincidencias aparecerá un cuadro de diálogo de alerta indicando que Word terminó de buscar en el documento.
  • Si en lugar de buscar uno a uno queremos que se seleccionen todas las coincidencias del texto a buscar, activaremos la casilla de verificación Resaltar todos los elementos encontrados en:, con lo que el botón de búsqueda se llamará ahora Buscar todos. En la lista desplegable se podrá elegir ente buscar en el documento principal o en alguna selección que hubiese hecho antes de buscar. Al hacer clic sobre el nuevo botón de búsqueda aparecerán el número de coincidencias encontradas y las seleccionará.
  • Para terminar se hará clic en el botón Cancelar, o se cerrará el cuadro de diálogo sin más.
Para reemplazar palabras abra la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de alguna de estas maneras:
  • Seleccionando la opción Reemplazar... del menú Edición.
  • Pulsando la combinación de teclas [Control-L].
Esta función se compone de los siguientes elementos, muchos de los cuales son similares a los de la opción Buscar:
  • El cuadro de texto Reemplazar con: donde puede escribir el texto que quiere que sustituya al que se esté buscando.
  • El botón Reemplazar, donde buscará la primera coincidencia y cambiará su contenido por el nuevo que acaba de escribir en el cuadro anterior.
  • El botón Reemplazar todos, donde Word buscará todas las coincidencias y las reemplazará por el nuevo texto. Al hacerlo nos informará con un resumen la cantidad de reemplazos que ha logrado.
El último componente de este cuadro de diálogo es la función Ir a. Ésta le será útil a la hora de desplazarse por el documento, ya que le llevará directamente al elemento que seleccione.

· OBJETOS Y VÍNCULOS. CREACIÓN Y PROPIEDADES

Una suite de aplicaciones como es Office 2003, está pensada para que entre ellas se compartan herramientas, funciones y, por qué no, datos y documentos. Y es que, si trabajamos en una oficina, es más que posible que en un informe escrito en Word se quiera introducir la gráfica de las ventas del trimestre hechas en Excel, por ejemplo. Pues bien, para insertar un documento de otra aplicación de Office dentro de otro en Word, tenemos los objetos.

Éstos pueden ser de dos tipos:
  • Objetos vinculados. La información del objeto se actualizará cuando cambie el contenido del archivo de origen (por ejemplo, el informe de ventas en Excel). Es decir, el objeto que se verá en Word sólo es la representación física de los datos almacenados en el archivo de origen, pero los verdaderos datos (y todo el tamaño del documento) no se guardan en Word, sino en el origen. Es preferible cuando se quiere un objeto de un archivo de tamaño muy grande, o cuando sabe que los datos que se muestran van a cambiar a menudo (debido a algún tipo de mantenimiento, por ejemplo).
  • Objetos incrustados. Aquí, la información mostrada es independiente del archivo de origen, pues todo su contenido se incorpora al documento de Word. Ésta es la opción más interesante cuando quiera distribuir el documento de Word junto con la información de pantalla de los documentos vinculados, sin tener que depender de los archivos de origen.
Para insertar un objeto de otra aplicación:
  • Seleccione la opción Objeto... del menú Insertar.
  • En el cuadro de diálogo Objeto haga clic en la pestaña Crear desde un archivo.
  • En el interior de la ficha Crear desde un archivo escriba la localización del archivo cuyo documento incluirá en la página, o bien búsquelo entre los directorios del sistema haciendo clic en el botón Examinar....
  • Si quiere que el objeto sea de tipo incrustado (independiente del archivo de origen), debe estar desactivada la casilla de verificación Vincular al archivo. Si lo que quiere es un objeto vinculado (conectado al contenido del archivo de origen), la misma casilla debe estar activada.
  • Además, tiene la opción de que el objeto que se incrusta aparezca como un icono (casi siempre es el del tipo de archivo), en lugar de que aparezca el contenido por completo. Para ello, deberá activar la casilla de verificación Mostrar como icono. Si así es, en el cuadro de diálogo aparecerá el icono del archivo localizado, y el botón Cambiar icono... para poder elegir otro icono distinto al que tiene por defecto el archivo.
  • Finalice haciendo clic en el botón Aceptar.
Si el objeto es vinculado, puede actualizar la información con la del archivo de origen con sólo hacer clic con el botón derecho sobre el mismo objeto, y seleccionar la opción Actualizar vínculo del menú contextual. Además de ésta, tiene más opciones en el submenú Objeto Hoja de cálculo vinculado ("Hoja de cálculo" aparecerá automáticamente, y dependerá del tipo de documento soportado por Office 2003):
  • Modificar vínculo: Esta opción abrirá el programa de edición asociado al archivo de origen.
  • Abrir vínculo: Al igual que la anterior, abrirá el programa por defecto asociado al archivo de origen.
  • Convertir...: Abrirá un cuadro de diálogo para poder convertir un objeto incrustado en un archivo como el de origen, gracias a la información guardada en el interior del documento de Word.
  • Vínculos...: Abrirá el cuadro de diálogo Vínculos del menú Edición, con un resumen de todos los objetos vinculados e incrustados del documento Word. Dentro de él puede dar las órdenes de actualización, abrir el archivo de origen, cambiar el origen (que el objeto apunte a otro archivo) y romper el vínculo (convertiría un objeto vinculado a uno incrustado). Además, se tienen dos tipo de actualización de un objeto vinculado, automática (cada vez que se abra el documento) y manual (sólo si damos la orden), y la posibilidad de bloquear y desbloquear la actualización.

8 comentarios:

  1. ¿Alguien sabe como funciona el cuadro de diálogo " cambiar vinculos "?

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  2. Si me indicas más o menos en donde de encuentras y que es lo que quieres cambiar, intentaré ayudarte.

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  3. Gracias, me sirvio mucho! :)

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  4. ¡Mil gracias!, todos los días se aprende algo :)

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  5. Gracias por la explicación tan valiosa!

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  6. Hola, estoy confeccionando un documento de 150 páginas, y quiero separar los capitulos por un cuadro de color en el borde derecho de la hoja, diferenciado en distintas alturas de cada capítulo para que viendo el borde del libro se diferencie los capítulos y no quiero hacerlo a pedal, pues no me quedaría en la misma posicion, me gustaría saber si hay una manera automática para hacerlo.

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  7. Muchisisiismas gracias me ayudo muchisimo tu aporte !!!! :)

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  8. muxas gracias por la informaciooooon

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