WORD 2003 - INTERFAZ

Microsoft Word 2003 es mucho más que un procesador de textos, convirtiéndose en una herramienta que permite crear documentos con un aspecto cercano al profesional. La aplicación se integra dentro del paquete Microsoft Office 2003, complementándose con las restantes herramientas del paquete gracias a la capacidad de todas ellas para intercambiar información.

Lo que podemos hacer con Word 2003

• Crear y modificar texto y gráficos en cartas, informes, páginas web o mensajes de correo electrónico.
• Maquetar sus documentos mediante el uso de distintas fuentes, colores y formatos
• Revisar la ortografía de su trabajo así como utilizar sus diccionarios y opciones de traducción.
• Imprimir sus textos con un aspecto profesional.
• Utilizar Word 2003 como un gestor de correspondencia mediante la opción de realizar cartas genéricas para combinar correspondencia y realizar e imprimir sobres y etiquetas.
• Realizar páginas web utilizando las opciones que nos ofrece esta herramienta.

· EJECUTAR Y CERRAR

Durante la instalación de Office 2003, el programa crea un acceso directo dentro del menú Inicio de Windows a las distintas aplicaciones incluidas en el paquete. Así, para ejecutar Word 2003, busque el icono correspondiente a la aplicación en la carpeta Programas del menú Inicio dentro de la carpeta Microsoft Office y haga clic sobre su nombre.

Si va a iniciar Word repetidamente siguiendo esta técnica, le resultará mucho más cómodo buscar un atajo para no tener que abrir siempre el menú y localizar la opción Microsoft Office Word 2003 dentro del menú Inicio. ¿Cuál es ese atajo? La disposición de un acceso directo a Word ya sea en el escritorio de Windows o en su barra de tareas si es que su versión de Windows se lo permite. Supongamos el primer caso. Para conseguir ese acceso directo daríamos los pasos siguientes:

• Se llega hasta la opción de iniciar Word ya explicada, pero en lugar de hacer clic sobre ella con el botón principal, lo cual ejecutaría la aplicación, se usa el botón secundario para acceder al menú contextual, seleccionando de él la opción Copiar.
• Pulse la tecla [Esc], o simplemente haga clic sobre el escritorio de Windows, para cerrar los menús abiertos.
• Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el fondo del escritorio, seleccionando la opción Pegar acceso directo.

Completados estos tres pasos, comprobará que en el escritorio aparece un icono de Word y que, para iniciar esta aplicación, basta un doble clic sobre él para conseguir lo que antes requería más tiempo.

Para cerrar Word dispone de cuatro posibilidades similares a las de cualquier aplicación Microsoft:

• Ejecutar el comando Salir del menú Archivo.
• Ejecutar el comando Cerrar del menú de control del programa.
• Hacer clic sobre el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación.
• Pulsar la combinación de teclas [Alt-F4].

· LA VENTANA

La ventana de Word 2003 representa el espacio de trabajo donde se desarrollan las distintas funciones del programa. Una gran parte de la interfaz de Word, concretamente todo el fondo blanco que puede verse en pantalla, está ocupada por lo que se conoce como área de edición del documento. El punto de edición viene marcado por la posición del cursor, una línea vertical que, en principio, aparece en la esquina superior izquierda del área de edición. A medida que vaya escribiendo ese cursor irá avanzando, pudiendo utilizar tanto el puntero del ratón como las teclas de desplazamiento del cursor para situarlo en cualquier punto del documento. La posición actual del documento, marcada como se ha dicho por el cursor, es indicada también en la línea de estado que hay en la parte inferior de la ventana. En ella aparecen, de izquierda a derecha, el número de página y sección, número total de páginas, posición vertical en centímetros desde el principio de la página y línea y columna actuales.

Como es obvio, el documento a editar o componer puede exceder fácilmente el espacio disponible en el área de edición. En realidad dicha área actúa como una ventana que deja ver una porción del documento completo, utilizándose las barras de desplazamiento que hay en los márgenes derecho e inferior para mover esa ventana y recorrer el documento.

Ajustada al margen derecho de Word aparece una ventana conocida como Panel de tareas, si bien existen múltiples paneles de tareas distintos y el que aparece abierto inicialmente es sólo uno de ellos. Como su propio nombre indica, estos paneles tienen como objeto facilitar la ejecución de determinadas tareas habituales: búsqueda de información, apertura y creación de documentos, etc. Éste ofrece vínculos a información introductoria sobre Word, la posibilidad de buscar ayuda sobre un tema, enlaces para abrir los últimos documentos sobre los que hemos trabajado y una opción que crea un nuevo documento.

La zona en al que aparece el nombre del panel de tareas activo, en la parte superior del propio panel, es una lista desplegable. Al hacer clic sobre ella se abrirá un menú con tantas opciones como paneles de tareas hay disponibles.

· CREAR Y GUARDAR DOCUMENTOS

Las distintas opciones que tiene para crear un nuevo documento aparecen resumidas en el Panel de tareas Nuevo documento que puede abrir con la opción Nuevo del menú Archivo o actuando directamente sobre el Panel de tareas que hay visible al abrir el programa. Word le permite crear distintos tipos de documentos o, para ser más exactos, documentos en diferentes formatos. La opción Nuevo documento en blanco equivalente a hacer clic en el primer botón que hay bajo el menú Archivo, crea un documento típico de Word, adecuado para introducir cartas, etiquetas, capítulos de un libro, artículos para una revista, etc.

Otra opción es recurrir a crear el nuevo documento partiendo de otro ya existente o bien desde una plantilla. Al instalar Word también se añaden al sistema un importante número de plantillas para cartas, etiquetas, sobres, faxes y muchos otros tipos de documentos. También podemos recurrir a Office Online si precisamos una plantilla que no encontramos en nuestro ordenador. La opción A partir de un documento existente le permite seleccionar un documento previamente guardado y, a partir de él, crear otro nuevo con el mismo contenido inicial. Le resultará útil, por tanto, si precisa crear un documento nuevo en el cual le sirve el texto que ya tiene en otro. Utilizando la opción En mi PC que aparece en la parte inferior del panel de tareas abriremos la ventana Plantillas. Ésta consta de varias páginas en las que se agrupan las plantillas por categorías, siendo éstas General; Cartas y faxes; Combinar correspondencia; Informes; Memorandos; Otros documentos y publicaciones.

Para guardar un documento puede seguir cualquiera de los caminos siguientes:

• Hacer clic en el botón Guardar que, en principio, se encuentra el tercero, contando de izquierda a derecha, en la barra de herramientas estándar.
• Abrir el menú Archivo y elegir la opción Guardar.
• Pulsar la combinación de teclas [Control-G].

En cualquiera de los tres casos se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, en el que podrá tanto seleccionar la carpeta de destino como introducir el nombre que desea dar al documento, nombre que, a partir de ese momento, aparecerá en la barra de título de Word. En realidad este cuadro de diálogo aparecerá siempre que el documento sea nuevo y no se le haya dado aún un nombre, en caso contrario se procederá a guardarlo directamente y tan sólo percibirá la acción por la presencia de un mensaje en la línea de estado.

Puede abrir cualquier documento simplemente haciendo doble clic sobre él, por ejemplo desde el Explorador de Windows, así como utilizando la opción Abrir documento de Office del menú asociado al botón Inicio en caso de que se encuentre instalada. Asimismo, al iniciar Word directamente se abre por defecto un documento en blanco sobre el que puede comenzar a trabajar.

· CONFIGURAR E IMPRIMIR DOCUMENTOS

El primer paso a dar, mucho antes de pensar en imprimir el documento, será configurar la página y el texto. Puede cambiar valores como el tamaño de página, los márgenes o el interlineado.

Otras opciones que tiene a su disposición en el cuadro de diálogo Configurar página son: la configuración de márgenes, que, como sabe, puede aplicarse a todo el documento o a una sección en particular, y la orientación del papel. En la página Papel de este cuadro de diálogo puede indicar el tamaño de papel, ya sea eligiendo uno de los formatos predefinidos o bien indicando las medidas exactas.

Las dos listas que hay en el apartado Origen del papel le permiten especificar una bandeja para la primera página y otra alternativa para el resto, facilitando así que la portada se imprima en un papel distinto, por ejemplo una cartulina más dura.

La última página del cuadro de diálogo que se está tratando, llamada Diseño, contiene otras opciones, como son las que controlan la alineación vertical del contenido en la página o el punto de comienzo de la sección en caso de que estén utilizándose.

En el apartado Encabezados y pies de página se encuentran las opciones para configuración de los encabezados y pies de página. En realidad estas opciones afectan a la existencia de diferentes encabezados y pies y su colocación, pero no al contenido propiamente dicho.

Cada sección del documento puede tener un encabezado y un pie de página que, en principio, aparecen en todas las páginas por igual. Marcando la opción Pares e impares diferentes podrá configurar de manera distinta el encabezado y pie para las páginas pares e impares. La opción Primera página diferente es similar, si bien en este caso habilita la inserción de un encabezado y pie exclusivos para la primera página de la sección.

Los dos recuadros que hay a la derecha, con los títulos Encabezado y Pie de página, establecen la distancia entre el encabezado y el pie, respectivamente, desde el borde superior e inferior de la página.


· PROPIEDADES DE LOS DOCUMENTOS

Cada vez que abra un documento, Word recupera del mismo una serie de propiedades entre las que se encuentra el nombre de la persona que lo creó, es decir, el autor original. Podemos ver dicha información en la ventana que aparece al seleccionar la opción Propiedades del menú Archivo. Todos los datos que aparecen pueden ser modificados directamente. En este cuadro de diálogo también puede encontrar otra información sobre el documento, como puede ser el tipo, la ubicación y el tamaño de los archivos. Todos estos datos junto a la fecha de creación y modificación los podemos encontrar en la página General de este cuadro de diálogo.

Otra información útil que podemos encontrar es la página de Estadísticas, que servirá para verificar quién ha sido el último revisor del documento; las veces que ha sido modificado y el tiempo de edición que se ha invertido. También datos como el número de páginas, párrafos, etc.

Finalmente, la página Contenido muestra un esquema del documento que se realizará en base a la utilización de títulos.